(Dagbladet): I fjor høst ville lakselobbyist Frode Reppe etablere en skjult kanal til Fiskeridepartementets toppledelse. Han skrev inn feil e-postadresse på det som skulle være hemmelige e-poster til fiskeriminister Per Sandberg.
Fiskeridepartementet har beklaget overfor Dagbladet at e-postene fra lobbyist Frode Reppe ikke ble journalført. Ifølge statssekretær Roy Angelvik orienterte han «mest sannsynlig» Sandberg om Reppes henvendelser.
- Her er det snakk om at departementet bryter arkivloven og offentlighetsloven. Det er alvorlig, sier Espen Sjøvoll, avdelingsdirektør i Arkivverket.
Vis mer
Sterkt bekymringsverdig
Som ansvarlig myndighet for arkivloven mener Arkivverket det er sterkt bekymringsverdig at viktige dokumenter i beslutningsprosesser unntas fra registrering slik at grunnlaget for beslutninger ikke kan etterprøves hverken på kort sikt eller som dokumentasjon for ettertiden.
- Forvaltningen skal ha god kontroll på sin dokumentasjon og man skal kunne ettergå hvilke beslutninger som er tatt og på hvilke grunnlag, sier Sjøvoll.
Han forteller at riksrevisjonen avdekket omfattende mangler i journalføring og offentlighet i flere departementer tidligere i vår.
- E-post-håndtering er et stort problem. Det er mye som burde blitt dokumentert som ikke blir det.
Sender signaler
- Når statssekretæren omtaler lovbrudd som en glipp så sender det et signal til forvaltningen, det ser ut som lovene ikke anses som viktige for beslutningstakere i offentlig sektor, sier Sjøvoll.
- Vi vet at mye e-post ikke blir registrert. Det som er vanskelig å si noe om er bruk av privat e-post. Her har jeg ikke noe grunnlag til å si om dette skjer i stor eller liten grad. Men mye av de formelle e-postene som går i de formelle kanalene blir ikke registrert, fortsetter Sjøvoll.
Omfanget av dokumenter som ikke blir registrert er nok ikke bare tilfeldige glipp.
- Jeg tror det er en kombinasjon av dårlige rutiner og vaner, IT-løsninger og noen tilfeller av at man ikke ønsker at de kommer fram, sier Sjøvoll.
Arvid Samland, kommunikasjonsrådgiver ved Statsministerens kontor, gjør det klart at offentlighetsloven stiller klare krav til arkivering og journalføring.
- Det sentrale her er at den enkelte selv står ansvarlig for at arkivverdig korrespondanse blir journalført. Det gjelder uavhengig av om korrespondansen kommer til e-postkontoen de har på jobb eller til en eventuell privat e-postkonto, skriver han i en e-post til Dagbladet.
- Det er bevisst unngåelse
Sjøvoll forteller at en problemstilling som Arkivverket har vært opptatt av er dette med e-post og nyere teknologi. E-post blir et personlig medium og det er en konflikt mellom personopplysningsloven og arkivloven.
- Hva er personopplysninger og hva er offentlig? E-post faller i denne grensesonen. De nye digitale kanalene, som for eksempel «messenger», gjør grensene utydelige. Regelverket har ikke holdt tritt med den teknologiske utviklingen, sier Sjøvoll.
Sjøvoll er tydelig på at det er krav om å registrere sine handlinger, det skal være tydelig hva som skjer. Dette blir offentlig informasjon.
- Om det er konkurransesensitiv eller sensitiv informasjon så må man dokumentere om at det har vært kontakt, men lovverket åpner for at innholdet kan være unntatt offentligheten.
- Det er bevisst unngåelse av offentlighetsloven og arkivloven. Politikerne vet hva som gjelder, mener Sjøvoll.
Debatt
Brudd på arkivloven og offentlighetsloven kan Arkivverket politianmelde, og man kan få bøter for det.
- Per i dag er det ikke noen store konsekvenser for brudd på arkivloven og offentlighetsloven. Man kan få bøter. Ellers kan jo politikere bli hengt ut i media, som kan oppleves som ubehagelig selvsagt, sier Sjøvoll.
- Har beklaget
Kommentar
Fiskeridepartementet er blitt gitt muligheten til å kommentere denne saken. I en e-post skriver kommunikasjonsavdelingen følgende:
«Statssekretær Roy Angelvik har beklaget at de to omtalte epostene ikke ble journalført, forøvrig henviser vi til tidligere svar.»
«Normal saksgang her er å be fagavdelingen om en vurdering. Det ble ikke gjort den gang siden den ikke ble journalført – det er nå gjort. Normalt så kontakter næringsorganisasjonene meg på dep.mail, hvorfor NSL i dette tilfellet valgte min private må du spørre de om,» har Angelvik tidligere skrevet til Dagbladet.
